Inventaire de fin d’année : préparer le comptage du 31 décembre

Toute entreprise qui tient une comptabilité doit inventorier au moins une fois par an, en quantité et en valeur, ses actifs et ses passifs, stock compris, sur la base d’un examen physique (loi n° 07-11 portant système comptable financier, art. 14). L’exercice se clôture en général le 31 décembre (art. 30). En pratique : figer les mouvements, compter, comparer au stock théorique, corriger les écarts, puis valoriser le stock au coût moyen pondéré ou en premier entré, premier sorti, sans dépasser sa valeur nette de réalisation (arrêté du 26 juillet 2008, points 123-5 et 123-6).

Ce que disent la loi et le système comptable financier

Règle	Ce qu’elle impose	Texte
Inventaire annuel	Au moins une fois par an, en quantité et en valeur, par examen physique, reflétant la situation réelle	Loi 07-11, art. 14
Date de clôture	Exercice de douze mois couvrant l’année civile, sauf autorisation	Loi 07-11, art. 30
Livre d’inventaire	Il reprend le bilan et le compte de résultat ; coté et paraphé par le président du tribunal	Loi 07-11, art. 20 et 21
Conservation	Livres et pièces justificatives gardés dix ans après la clôture	Loi 07-11, art. 20
Coût du stock	Coûts d’acquisition (achats et frais liés) ou de production	Arrêté du 26 juillet 2008, point 123-2
Méthode de sortie	Premier entré, premier sorti (PEPS ou FIFO) ou coût moyen pondéré	Arrêté du 26 juillet 2008, point 123-6
Prudence	Le plus faible du coût et de la valeur nette de réalisation ; perte de valeur constatée en charge	Arrêté du 26 juillet 2008, point 123-5

Le calendrier, de J−30 à J+7

Quand	À faire
J−30	Fixer la date et l’équipe, découper le magasin en zones, préparer les feuilles de comptage
J−15	Saisir tous les documents en attente : factures, bons de livraison, achats, retours, transferts
J−7	Ranger, regrouper chaque article à un seul endroit, mettre à part le stock abîmé, périmé ou détenu pour un tiers
J−1	Prévenir clients et fournisseurs, arrêter les réceptions et les livraisons
J (31 décembre)	Noter le dernier numéro de facture, de bon de livraison et d’achat, puis compter
J+1 à J+3	Comparer au stock théorique, recompter les gros écarts, chercher leurs causes
J+7	Saisir les ajustements, valoriser le stock, remettre les feuilles signées au comptable

La méthode de comptage en 7 étapes

Figez les mouvements. Aucune entrée ni sortie pendant le comptage. Notez les derniers numéros de documents pour savoir ce qui est avant et après l’inventaire.
Organisez par zones. Une feuille par zone ou par rayon, avec le code, la désignation et l’unité de chaque article, mais sans la quantité théorique, pour que le comptage reste « à l’aveugle ».
Comptez en binôme. L’un compte, l’autre écrit. Marquez chaque emplacement compté pour ne rien oublier ni compter deux fois.
Recomptez ce qui compte. Les articles chers et ceux dont l’écart dépasse un seuil que vous fixez à l’avance sont recomptés par une autre équipe.
Comparez au stock théorique. Quantité comptée moins quantité attendue, article par article et dépôt par dépôt.
Analysez et corrigez les écarts. Cherchez d’abord un document oublié avant de conclure à une perte.
Valorisez et archivez. Calculez la valeur du stock, faites signer les feuilles et gardez-les dix ans (loi 07-11, art. 20).

Les écarts d’inventaire : causes et traitement

Écart	Causes fréquentes	Traitement
Stock compté inférieur	Vente ou livraison non saisie, erreur d’unité, casse, vol, livraison fournisseur incomplète	Vérifier les documents, puis ajuster à la baisse avec un motif
Stock compté supérieur	Réception non saisie, retour client non enregistré, erreur de comptage	Vérifier les documents, puis ajuster à la hausse
Article introuvable ou inconnu	Mauvais code, article rangé ailleurs, doublon dans la liste des produits	Recompter, corriger la fiche produit

Une marchandise disparue oblige à reverser la TVA déduite à l’achat, sauf force majeure dûment établie (Code des TCA, art. 37) : voir notre fiche sur la TVA déductible. Un manque récurrent sur les mêmes articles mérite une enquête plutôt qu’un simple ajustement.

Valoriser le stock : coût moyen pondéré ou premier entré, premier sorti

Exemple pour un article, des ramettes de papier, sur l’année :

Date	Mouvement	Quantité	Coût unitaire	Stock	Coût moyen pondéré
1er janvier	Stock initial	200	520 DA	200	520 DA
10 mars	Achat	300	560 DA	500	544 DA
Mars à août	Ventes	−350		150	544 DA
5 septembre	Achat	250	600 DA	400	579 DA
Septembre à décembre	Ventes	−220		180	579 DA
31 décembre	Écart d’inventaire	−8		172	579 DA

Au coût moyen pondéré, recalculé à chaque entrée : 172 × 579 DA = 99 588 DA. L’écart de 8 ramettes représente une perte de 4 632 DA.
En premier entré, premier sorti, les 172 ramettes restantes viennent du dernier achat à 600 DA : 172 × 600 DA = 103 200 DA.

Quand les prix montent, le premier entré, premier sorti donne une valeur de stock plus élevée. Si une partie du stock ne se vend plus qu’en dessous de son coût, ramenez-la à sa valeur nette de réalisation : le prix de vente estimé moins les frais pour le vendre (point 123-5).

Check-list à imprimer

Date, équipe et zones de comptage fixées
Factures, bons de livraison, achats, retours et transferts saisis
Stock abîmé, périmé ou détenu pour un tiers mis à part
Feuilles de comptage par zone, sans quantité théorique
Réceptions et livraisons arrêtées, derniers numéros de documents notés
Comptage en binôme, emplacements marqués
Articles chers et gros écarts recomptés
Écarts analysés, ajustements saisis avec un motif
Stock valorisé, dépréciations calculées
Feuilles signées remises au comptable et archivées pour dix ans

Comment SuiteFacture vous aide après le comptage

Après le comptage, ajustez le stock en quelques clics : pour chaque article et chaque dépôt, saisissez la quantité réelle en stock et SuiteFacture calcule l’écart. Choisissez le type, ajustement, endommagé ou correction, et indiquez un motif : le mouvement reste dans l’historique avec sa date, son dépôt et la personne qui l’a saisi, et vous filtrez les mouvements par dépôt, par type et par période pour retrouver un écart. Le coût moyen pondéré est recalculé à chaque entrée, article par article et dépôt par dépôt, et les utilisateurs autorisés voient le coût moyen et la valeur du stock. Les ajustements sont inclus dans toutes les formules avec gestion de stock ; la valorisation du stock fait partie des formules Growth et Business. Voir la gestion de stock. Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire.

Sources

Questions fréquentes

L’inventaire est-il obligatoire pour une petite entreprise ?

Oui, dès qu’elle tient une comptabilité au sens de la loi n° 07-11 : sociétés commerciales, coopératives et personnes qui exercent une activité économique répétitive (art. 4). Les petites entités peuvent tenir une comptabilité simplifiée (art. 5), mais l’article 14, qui impose un inventaire au moins une fois par an, ne prévoit pas d’exception pour elles.

Peut-on faire l’inventaire début janvier ?

Oui, si vous reconstituez le stock au 31 décembre, date de clôture de l’exercice (loi 07-11, art. 30). Partez des quantités comptées, puis ajoutez les sorties et retirez les entrées enregistrées entre le 31 décembre et le jour du comptage. Plus l’écart de dates est court, plus le calcul est fiable.

Que faire d’un stock périmé ou cassé ?

Comptez-le à part. S’il ne peut plus être vendu à son coût, il est déprécié jusqu’à sa valeur nette de réalisation, c’est-à-dire le prix de vente estimé moins les frais pour le vendre (arrêté du 26 juillet 2008, point 123-5), et à zéro s’il est invendable. Sortez-le du stock avec un motif, gardez une liste signée et voyez avec votre comptable le traitement de la TVA déduite à l’achat.

Combien de temps garder les feuilles de comptage ?

Dix ans. Elles justifient les quantités du stock au bilan, et les pièces justificatives se conservent dix ans à compter de la clôture de l’exercice (loi 07-11, art. 18 et 20).

Coût moyen pondéré ou premier entré, premier sorti : lequel choisir ?

Les deux sont admis pour les biens interchangeables (arrêté du 26 juillet 2008, point 123-6). Le coût moyen pondéré est le plus simple à suivre au quotidien ; le premier entré, premier sorti donne une valeur de stock plus proche des derniers prix d’achat. Gardez la même méthode d’une année à l’autre et indiquez-la dans l’annexe des états financiers.