تذكير الزبون بفاتورة غير مدفوعة: 5 نماذج رسائل جاهزة

ذكّر زبونك بالفاتورة غير المدفوعة على أربع مراحل: تذكير لطيف في اليوم الموالي لتاريخ الاستحقاق، ثم تذكير حازم في اليوم السابع، ثم مكالمة في اليوم الخامس عشر، ثم إعذار مكتوب في اليوم الثلاثين قبل أي إجراء. وأرفق بكل رسالة رابط دفع الفاتورة، ليتمكن الزبون من الدفع فوراً بالبطاقة. وإذا لم ينفع ذلك، فالفاتورة المؤشَّر عليها من الزبون تسمح بطلب أمر بالأداء من رئيس المحكمة (قانون الإجراءات المدنية والإدارية، المادة 306).

جدول التذكير

وابتداءً من اليوم الثلاثين، أوقف التسليمات الجديدة بالأجل لهذا الزبون ما دامت الفاتورة غير مسددة.

خمسة نماذج للنسخ

استبدل العناصر الموجودة بين معقوفين.

1. واتساب، في اليوم الموالي للاستحقاق

مرحباً [الاسم]، ما لم نكن مخطئين، لا تزال الفاتورة رقم [الرقم] بمبلغ [المبلغ] دج، المستحقة في [التاريخ]، غير مسددة. يمكنكم الاطلاع عليها ودفعها ببطاقة CIB أو الذهبية عبر هذا الرابط: [الرابط]. هل يمكنكم إعلامنا بتاريخ التسديد المتوقع؟ شكراً.

2. رسالة قصيرة، في سطرين

[المؤسسة]: الفاتورة رقم [الرقم] بمبلغ [المبلغ] دج، مستحقة منذ [التاريخ]. الدفع عبر الإنترنت: [الرابط]. شكراً.

3. بريد إلكتروني للتذكير الحازم، في اليوم السابع

الموضوع: الفاتورة رقم [الرقم] غير مسددة، مستحقة منذ [التاريخ]

السيد(ة) [الاسم]، تحية طيبة،

رغم رسالتنا المؤرخة في [التاريخ]، لا تزال الفاتورة رقم [الرقم] المؤرخة في [تاريخ الإصدار]، بمبلغ [المبلغ] دج بكل الرسوم، المستحقة في [التاريخ]، غير مسددة إلى اليوم.

نرجو منكم تسديدها في أجل أقصاه [الأجل]، بتحويل إلى حسابنا [رقم الحساب]، أو بصك، أو بالبطاقة عبر هذا الرابط: [الرابط].

إذا كان الدفع قد تم، فيرجى إرسال مرجعه إلينا. وإذا كانت هناك نقطة في الفاتورة تطرح إشكالاً، فأخبرونا بها لنعالجها بسرعة.

مع خالص التحيات، [الاسم، الوظيفة، الهاتف]

4. سيناريو المكالمة، في اليوم الخامس عشر

1. قدّم نفسك واذكر الفاتورة: الرقم، والمبلغ، وتاريخ الاستحقاق.
2. اسأل إن كانت قد وصلت وإن كان هناك ما يعطّل الدفع: الاستلام، أو سند الطلب، أو خطأ، أو الخزينة.
3. احصل على تاريخ محدد، أو اقترح جدولاً للدفع: مثلاً دفعتان بفارق خمسة عشر يوماً.
4. أكّد الاتفاق كتابياً في اليوم نفسه: « كما اتفقنا هاتفياً، ستسددون الفاتورة رقم [الرقم] في [التاريخ]. »

5. رسالة الإعذار، في اليوم الثلاثين

تُرسل برسالة موصى عليها مع إشعار بالاستلام، على ورق يحمل اسم مؤسستك وسجلها التجاري ورقم تعريفها الجبائي.

[المكان]، في [التاريخ]

الموضوع: إعذار بالدفع، الفاتورة رقم [الرقم]

السيد(ة) المحترم(ة)،

بموجب فاتورتنا رقم [الرقم] المؤرخة في [التاريخ]، سلّمناكم [التعيين] بمبلغ [المبلغ] دج بكل الرسوم، واجب الدفع في أجل أقصاه [تاريخ الاستحقاق]. ورغم تذكيراتنا المؤرخة في [التواريخ]، لا يزال هذا المبلغ مستحقاً.

لذا نُعذركم بتسديد مبلغ [المبلغ] دج لنا في أجل خمسة عشر يوماً من تاريخ استلام هذه الرسالة.

وفي حالة عدم الدفع، سنباشر دون إشعار آخر إجراءات التحصيل، لا سيما طلب أمر بالأداء.

وتقبلوا فائق الاحترام.

[الاسم، الوظيفة، الختم والتوقيع]

تسهيل الدفع: رابط CIB أو الذهبية

الزبون الذي يستطيع الدفع في دقيقتين من هاتفه يدفع أسرع من الذي يجب عليه التنقل إلى البنك. أرفق بكل تذكير رابط الفاتورة على الإنترنت، مع الدفع ببطاقة CIB أو الذهبية. والدفع بالبطاقة لا يخضع لحقوق الطابع، التي تُستحق فقط على الدفع نقداً. ولزبائنك الخاضعين للضريبة الجزافية الوحيدة أو أصحاب المهن الحرة، يعتزم مشروع قانون المالية لسنة 2027 تخفيضاً للضريبة إذا حصّلوا نصف إيراداتهم على الأقل بوسائل الدفع الإلكترونية: انظر صفحتنا حول الدفع الإلكتروني وتخفيض الضريبة.

بعد الإعذار: الخيارات المتاحة

• التفاوض على جدول للدفع، مكتوب وموقّع من الزبون، بتواريخ ومبالغ محددة.
• الأمر بالأداء. إذا كان الدَّين محدد المبلغ، وحالّ الأداء، ومثبتاً بالكتابة (اعتراف بدين، أو التزام بالدفع، أو فاتورة مؤشَّر عليها من الزبون)، يمكنك طلبه بعريضة إلى رئيس المحكمة التي يقع في دائرة اختصاصها موطن الزبون. ويفصل فيها خلال خمسة أيام. ويُبلَّغ الأمر إلى الزبون مع تكليف بالوفاء في أجل خمسة عشر يوماً؛ ويمكنه الاعتراض عليه في الأجل نفسه أمام قاضي الاستعجال، مما يوقف التنفيذ. ودون اعتراض، يصبح الأمر نهائياً ويمنحه رئيس أمناء الضبط الصيغة التنفيذية بطلب منك؛ اطلبها خلال سنة، وإلا سقط الأمر (قانون الإجراءات المدنية والإدارية، المواد من 306 إلى 309).
• الدعوى أمام القسم التجاري للمحكمة، إذا كان الدَّين محل نزاع أو غير مثبت جيداً بالكتابة. ويعرض رئيس القسم النزاع أولاً على الوساطة، وهي إلزامية (المادة 534، المعدلة بالقانون رقم 22-13 المؤرخ في 12 يوليو 2022).

في هذه الإجراءات، استعن بمحامٍ؛ ويتم التبليغ عن طريق محضر قضائي. وإذا بقيت الفاتورة غير مدفوعة نهائياً، يمكن خصم الرسم على القيمة المضافة الذي سبق أن دفعته من تصريحاتك الموالية، مع كشف خاص (قانون الرسوم على رقم الأعمال، المادة 18؛ انظر صفحتنا حول الفاتورة التصحيحية).

تفادي التأخر منذ الفاتورة

• تاريخ استحقاق على كل فاتورة. طريقة الدفع وتاريخ التسديد من البيانات الإلزامية للفاتورة (المرسوم التنفيذي 05-468، المادة 3).
• شروط بيع مكتوبة. بين المهنيين، يجب أن تتضمن كيفيات الدفع والتخفيضات المحتملة (القانون 04-02، المادة 9): أجل الدفع، والتسبيق، وغرامة التأخير إن نصصت عليها.
• تسبيق في عرض السعر للطلبيات الكبيرة أو للزبائن الجدد.
• فاتورة أو وصل تسليم يوقّعه الزبون عند الاستلام: هذه هي الكتابة التي تسمح لك بطلب أمر بالأداء.
• تذكير قبل الاستحقاق بثلاثة أيام، للزبائن الذين ينسون.

كيف يتابع SuiteFacture الفواتير غير المدفوعة

اعرف من يدين لك بماذا، وأرسل التذكير عبر واتساب بنقرة واحدة، مع رابط الدفع. تجمع صفحة التذكيرات ما بقي مستحقاً، وما تأخر، وما يحل أجله خلال سبعة أيام، وتصنّف التأخيرات حسب مدتها. والرسالة محررة مسبقاً: كل فاتورة برقمها ومبلغها وتاريخ استحقاقها، والمجموع المستحق، ورابط كل فاتورة على الإنترنت، حيث يمكن للزبون الدفع ببطاقة CIB أو الذهبية إذا ربطت حسابك في Chargily Pay. ونقرة واحدة تفتح واتساب أو الهاتف أو البريد الإلكتروني، ويُسجَّل التذكير بتاريخه. ولا تظهر في التذكيرات إلا الفواتير التي لها تاريخ استحقاق: لذا حدده في كل فاتورة. تجربة مجانية لمدة 14 يوماً، دون بطاقة بنكية.

المصادر

• القانون رقم 08-09 المؤرخ في 25 فبراير 2008 المتضمن قانون الإجراءات المدنية والإدارية، المواد من 306 إلى 309 (الجريدة الرسمية رقم 21 المؤرخة في 23 أبريل 2008)
• القانون رقم 22-13 المؤرخ في 12 يوليو 2022 المعدِّل والمتمِّم للقانون رقم 08-09، المادة 534 الجديدة (الجريدة الرسمية رقم 48 المؤرخة في 17 يوليو 2022)
• القانون رقم 04-02 المؤرخ في 23 يونيو 2004 الذي يحدد القواعد المطبقة على الممارسات التجارية، المادة 9 (الجريدة الرسمية رقم 41 المؤرخة في 27 يونيو 2004)
• المرسوم التنفيذي رقم 05-468 المؤرخ في 10 ديسمبر 2005 الذي يحدد شروط تحرير الفاتورة، المادة 3 (الجريدة الرسمية رقم 80 المؤرخة في 11 ديسمبر 2005)
• قانون الرسوم على رقم الأعمال، طبعة 2025، المادة 18 (المديرية العامة للضرائب، بالفرنسية)