الفاتورة الشكلية (Proforma) في الجزائر: تعريفها وبياناتها واستعمالاتها
الفاتورة الشكلية (Proforma) هي عرض مُسعَّر يبيّن، قبل البيع، ما ستتضمنه الفاتورة النهائية: المنتجات والكميات والسعر خارج الرسم (HT) والرسم على القيمة المضافة (TVA) والمجموع بكل الرسوم (TTC). ليست لها قيمة محاسبية: لا يترتب عنها أي رسم مستحق، ولا تحل أبدًا محل الفاتورة. في الجزائر، تُستعمل خاصة للمصادقة على طلبية، ولتكوين ملف بنكي، وفي حالة الاستيراد، من أجل التوطين البنكي (domiciliation bancaire).
الفاتورة الشكلية أم عرض السعر (Devis) أم الفاتورة؟
| الفاتورة الشكلية | عرض السعر | الفاتورة | |
|---|---|---|---|
| التوقيت | قبل البيع | قبل البيع | بعد البيع أو تقديم الخدمة |
| القيمة المحاسبية | لا توجد | لا توجد | وثيقة محاسبية |
| استحقاق الرسم على القيمة المضافة | لا | لا | نعم |
| الجهة التي تطلبها | البنوك والجمارك والمشترون العموميون | الزبائن المهنيون | إلزامية بين المهنيين |
ما يجب أن تتضمنه الفاتورة الشكلية
لا يحدد أي نص شكلها، لكن لكي يقبلها بنك أو إدارة، فهي تتضمن بيانات الفاتورة:
- العنوان « فاتورة شكلية (Proforma) »، ورقم وتاريخ؛
- مدة صلاحيتها (مثلًا 30 يومًا)؛
- الهوية الكاملة للبائع والزبون: التسمية الاجتماعية (raison sociale)، والعنوان، والسجل التجاري (RC)، ورقم التعريف الجبائي (NIF)، ورقم التعريف الإحصائي (NIS)؛
- تعيين كل مادة وكميتها وسعرها الوحدوي خارج الرسم؛
- المجموع خارج الرسم، والرسم على القيمة المضافة حسب كل نسبة، والمجموع بكل الرسوم؛
- شروط البيع: أجل التسليم، وطريقة الدفع وشروطه؛
- الختم والتوقيع (cachet et signature)، اللذان تشترطهما البنوك والإدارات في الغالب.
فيمَ تُستعمل في الجزائر؟
- المصادقة على طلبية: يقبل الزبون الفاتورة الشكلية، ثم يُصدر سند الطلب (bon de commande) الخاص به.
- الطلبات العمومية (achats publics) ومشتريات الهيئات: كثير من الإدارات تطلب فاتورة شكلية واحدة أو أكثر قبل الالتزام بأي نفقة.
- الملفات البنكية: تعتمد ملفات القرض أو الإيجار التمويلي (leasing) أو إعانات الاستثمار على فواتير شكلية صادرة عن الموردين.
- الاستيراد: يطلب بنك المستورد فاتورة شكلية من المورد، موقّعة ومختومة، من أجل التوطين البنكي، الذي يجب أن يتم قبل شحن السلع.
من الفاتورة الشكلية إلى الفاتورة
عندما يقبل الزبون، تُصدر فاتورة برقمها الخاص ضمن سلسلة الفواتير. لا تتحول الفاتورة الشكلية إلى فاتورة، ولا يُعاد استعمال رقمها؛ ويمكن للفاتورة ببساطة أن تذكر مرجع الفاتورة الشكلية.
كيف يدير SuiteFacture الفواتير الشكلية
في SuiteFacture، يمكن إصدار عرض السعر بصفته فاتورة شكلية: فيحمل هذا العنوان وترقيمه الخاص (PF-2026-…). وبمجرد قبوله، يتحول إلى فاتورة بنقرة واحدة، دون إعادة إدخال أي شيء.
أسئلة شائعة
هل للفاتورة الشكلية قيمة محاسبية؟
لا. الفاتورة الشكلية عرض: لا تُسجَّل في المحاسبة، ولا يترتب عنها أي رسم على القيمة المضافة (TVA) مستحق، ولا تحل محل الفاتورة. بمجرد إتمام البيع، تُصدر فاتورة حقيقية.
هل يجب ذكر الرسم على القيمة المضافة في الفاتورة الشكلية؟
نعم، حتى يعرف الزبون السعر بكل الرسوم (TTC) الذي سيدفعه. هذا الرسم إرشادي: لا يصبح مستحقًا إلا مع الفاتورة النهائية.
ما الفرق بين عرض السعر (Devis) والفاتورة الشكلية؟
المضمون يكاد يكون نفسه. تأخذ الفاتورة الشكلية شكل الفاتورة، وهي التسمية التي تطلبها البنوك والجمارك والمشترون العموميون؛ أما عرض السعر فهو الأكثر استعمالًا بين المهنيين عند تقديم خدمة.
هل يجب ترقيم الفاتورة الشكلية؟
نعم، يُنصح بذلك، ضمن سلسلة مستقلة عن سلسلة الفواتير (مثلًا PF-2026-0001). يسهّل ذلك العثور عليها والإشارة إلى مرجعها في الفاتورة النهائية.