ترقيم الفواتير في الجزائر: القواعد وبداية السنة الجديدة

تحمل كل فاتورة رقماً فريداً، يُمنح وفق الترتيب الزمني، دون فجوة ولا تكرار. ويبقى البدء من 1 كل سنة ممكناً إذا تضمّن الرقم السنة، مثلاً FA-2027-000001: فتبقى السلسلة فريدة ومتصلة. ويشترط المرسوم التنفيذي 05-468 رقماً تسلسلياً على كل فاتورة (المادة 3)، ويصف دفتر الفواتير بأنه سلسلة متصلة ومتسلسلة زمنياً (المادة 10)؛ ولا يذكر شيئاً عن تغيير السنة.

القاعدة ونصها

يحدد المرسوم التنفيذي رقم 05-468 المؤرخ في 10 ديسمبر 2005 ثلاث نقاط:

• تحمل الفاتورة تاريخ تحريرها ورقمها التسلسلي (المادة 3)؛
• تكون الفاتورة نظامية إذا استُخرجت من دفتر فواتير، وهو دفتر ذو قسائم يتضمن سلسلة متصلة ومتسلسلة زمنياً من الفواتير، أو إذا حُرّرت في شكل غير مادي بطريقة معلوماتية (المادة 10)؛
• لا يُشرع في دفتر فواتير قبل استنفاد الدفتر السابق كلياً، وتحمل الفاتورة الملغاة بصفة نظامية عبارة « فاتورة ملغاة » مكتوبة بخط مائل (المادة 10).

يصف النص السلسلة بالنسبة للدفتر الورقي. أما الفاتورة المحرَّرة ببرنامج، فالحفاظ على الاتصال نفسه هو الطريقة الوحيدة لإثبات أن أي فاتورة لم تُسحب (انظر أيضاً صفحتنا حول الفاتورة الإلكترونية). والفاتورة التي لا تحترم شروط المرسوم فاتورة غير مطابقة، يعاقب عليها بغرامة من 10 000 إلى 50 000 دج (القانون 04-02، المادة 34، التي تحيل إلى المادة 12). وتخضع باقي البيانات الإلزامية للفاتورة للقاعدة نفسها.

صيغة لكل وثيقة

تتضمن الصيغة الجيدة بادئة تدل على نوع الوثيقة، والسنة، وعدّاداً بطول ثابت:

يتسع عدّاد من ستة أرقام لـ 999 999 وثيقة في السنة، ويُبقي الأرقام متناسقة وسهلة الترتيب. وتجد دور كل وثيقة في صفحتنا حول الوثائق التجارية.

البدء من الصفر في 1 يناير؟

لا يفرض المرسوم ذلك ولا يمنعه: فهو لا يتحدث عن تغيير السنة. وهناك خياران:

• سلسلة متصلة دون نهاية (FA-000001، FA-000002…): بسيطة، دون خطر التكرار؛
• سلسلة لكل سنة، مع السنة في الرقم (FA-2026-000431، ثم FA-2027-000001): ترى فوراً عدد فواتير السنة، وتبقى السلسلة فريدة.

وما يجب تجنبه: البدء من 1 دون السنة في الرقم، لأن فاتورتين ستحملان عندئذ الرقم نفسه. وأياً كان اختيارك، حافظ على الصيغة نفسها طوال السنة.

الفاتورة الملغاة أو الخاطئة: لا حذف أبداً

• فاتورة ورقية ملغاة قبل تسليمها: اشطبها بعبارة « فاتورة ملغاة » بخط مائل واتركها في الدفتر (المرسوم 05-468، المادة 10). ويبقى رقمها مشغولاً.
• فاتورة سبق تسليمها للزبون: لا تُصحَّح ولا تُحذف. أصدر فاتورة تصحيحية تشير إليها، ثم عند الحاجة فاتورة جديدة بالرقم الموالي في السلسلة.
• أبداً لا تحذف فاتورة من ملف ولا تُعِد استعمال رقم: فالفجوة في السلسلة أول ما يُلاحظ.

عدة نقاط بيع: سلسلة لكل منها؟

لا يعالج المرسوم هذه الحالة. وتوجد ممارستان: سلسلة واحدة للمؤسسة كلها، يمسكها برنامج مشترك، أو سلسلة لكل مؤسسة فرعية برمز مميز في البادئة (مثلاً FA-ORN-2027-000001 لوهران)، تبقى كل منها متصلة. وفي الحالتين، يجب ألّا يُستعمل أي رقم مرتين. اعرض اختيارك على محاسبك، وحافظ عليه من سنة إلى أخرى.

كيف يرقّم SuiteFacture وثائقك

سلسلة لكل وثيقة، دون فجوة ولا تكرار، تبدأ من جديد كل سنة. المسودة لا تحمل رقماً: لا تأخذه إلا عند المصادقة عليها، مما يمنع الفجوات التي تتركها الفواتير المتروكة. ويتبع الرقم سنة تاريخ الوثيقة: البادئة، ثم السنة، ثم عدّاد من ستة أرقام يعود إلى 1 كل سنة. وتأخذ الفواتير بادئة مؤسستك؛ ولعروض الأسعار والفواتير الشكلية ووصولات التسليم والفواتير التصحيحية سلسلة خاصة بكل منها (DEV- وPF- وBL- وAV-). ولا يمكن لشخصين يصادقان في الوقت نفسه أن يحصلا على الرقم نفسه. ويمكن إلغاء فاتورة مصادق عليها ما لم تصححها فاتورة تصحيحية: فتحتفظ برقمها، وتنتقل إلى حالة « ملغاة »، ويُصحَّح رصيد الزبون؛ وإذا سُلّمت للزبون، فالأفضل تصحيحها بفاتورة تصحيحية. ولنموذج يُملأ باليد، انظر نموذج الفاتورة المجاني. تجربة مجانية لمدة 14 يوماً، دون بطاقة بنكية.

المصادر

• المرسوم التنفيذي رقم 05-468 المؤرخ في 10 ديسمبر 2005 الذي يحدد شروط تحرير الفاتورة وسند التحويل ووصل التسليم والفاتورة الإجمالية وكيفيات ذلك، المواد 3 و10 و15 (الجريدة الرسمية رقم 80 المؤرخة في 11 ديسمبر 2005)
• القانون رقم 04-02 المؤرخ في 23 يونيو 2004 الذي يحدد القواعد المطبقة على الممارسات التجارية، المادتان 12 و34 (الجريدة الرسمية رقم 41 المؤرخة في 27 يونيو 2004)